采購商一般從總部那里, 或者從所在國關(guān)聯(lián)公司那里得到采購的任務(wù)，然后打電話給最熟悉的供應(yīng)商, 了解一些信息。
接著發(fā)詢盤給熟悉的供應(yīng)商, 再把從展覽會上面的供應(yīng)商名單數(shù)據(jù)庫里面的工廠灑一遍, 外貿(mào)網(wǎng)站再撒一遍采購信息。從中國得到offer 以后, 回復(fù)給公司總部。正常情況下, 總部過來的采購的任務(wù)是非常多而且不一定完整的。
鑒于采購商的這些工作流程，我們的外貿(mào)業(yè)務(wù)員最好能做到兩點：
第一是非�？斓幕貜�(fù)。采購部門是否迅速有效地回復(fù)總部是非常重要的一個考核指標。 比如20個項目的日用品單, 一般3天之內(nèi)就會回復(fù)完成。之后過來的遲到的offer只能放在文件夾里面歸檔。所以速度是第一關(guān)鍵。
第二是完整的回復(fù)。 這需要報價業(yè)務(wù)員對自己的產(chǎn)品非常了解。通常，采購的信息是不完整的, 業(yè)務(wù)員最好依靠自己的產(chǎn)品知識,在email 中對產(chǎn)品有完整的介紹。 同時包括自己的工廠信息(名稱, 地址, 工廠人數(shù), 技術(shù)人員人數(shù),主要產(chǎn)品, 產(chǎn)量,銷售量, 有沒有外貿(mào)權(quán)等)、產(chǎn)品的其他信息（包括類似產(chǎn)品推薦或者提供給采購商可能的其他選擇）， 還有一部分是商務(wù)信息（包括交貨期、最少訂貨量、包裝、港口、付款方式等等），這對促成最終成交非常有幫助。重要的是: 在第一封email中就分幾個部分完整的介紹。
有采購上說他們常常收到一兩句話的傳真或者email。上面只有一個價格。在他們看來,這樣的回復(fù)會給人這樣的疑問：
1. 回復(fù)者是貿(mào)易公司或者個人, 看到訊盤就打聽價格,加上利潤以后就報價過來 。
2. 回復(fù)者對商務(wù)方面不是非常熟悉, 繼續(xù)談下去可能在許多環(huán)節(jié)上,需要很多時間相互溝通。
3. 同這樣的公司做生意, 會像擠牙膏一樣, 時時催促工廠, 非常消耗精力。
回復(fù)的內(nèi)容完整, 但是需要注意簡潔。不要把工廠的創(chuàng)業(yè)史也搬出來,也不要把口號、標語貼上去。